ARCHIVÉ - Rapport d’audit définitif OF-Surv-OpAud-A159-2014-2015 02 du programme de sensibilisation du public d'Alliance Pipeline Ltd. aux termes du Règlement de l’Office national de l’énergie sur les pipelines terrestres – Annexe I – Tableau d’évaluation de l’audit du programme de sensibilisation du public

Néanmoins, la liste des exigences légales d’Alliance ne comprend pas les normes incluses par renvoi, l’omission la plus notable étant celle de l’ensemble des normes de l’Association canadienne de normalisation. Pendant les entrevues, Alliance a indiqué qu’elle n’avait pas inclus le contenu des normes de CSA dans sa liste des exigences légales étant donné les restrictions liées aux droits d’auteur. L’Office convient qu’il se peut qu’il y ait des restrictions liées aux droits d’auteur, mais ces dernières ne devraient pas empêcher Alliance de nommer le numéro des dispositions précises sans inclure le libellé de ces dernières. Cette possibilité a fait l’objet d’une discussion avec Alliance pendant l’audit, la société indiquant qu’il serait impossible de travailler avec une telle liste pour les raisons suivantes :

• Fiabilité et usage – Puisque l’objectif de la liste est d’assurer la conformité, elle doit être facile à utiliser et à tenir à jour. Par-dessus tout, elle doit être fiable. Pour cette raison, Alliance croit que le libellé des exigences doit être présenté de façon explicite. Si les utilisateurs doivent continuellement se reporter au document source lorsqu’ils voient le numéro d’une clause, des erreurs surviendront inévitablement, rendant la liste peu fiable et entraînant possiblement un risque accru de non-conformité.
• Défis supplémentaires posés par le report aux documents d’origine – Le besoin de toujours se reporter aux documents d’origine augmenterait la difficulté de l’audit des exigences et entraînerait la difficulté de tenir la liste à jour.
• Fardeau administratif – Alliance a retenu les services d’un tiers fournisseur pour extraire les exigences légales du document source et les saisir dans son système pour son compte. Dans ce cas, les restrictions liées aux droits d’auteur interdisent à Alliance de divulguer les normes de CSA à son tiers fournisseur. Par conséquent, le fardeau administratif d’extraire les numéros de clause associés aux exigences légales reviendrait donc à Alliance.

Alliance a également indiqué qu’« elle ne voit pas d’utilité pratique au fait de copier le contenu volumineux des normes dans une liste des exigences légales » puisque les membres du personnel de la société a accès aux normes et qu’il sait pleinement comment ces dernières s’appliquent dans leurs domaines respectifs.

L’Office convient que les restrictions liées aux droits d’auteur peuvent présenter une barrière du point de vue de l’élaboration et de la tenue à jour. Toutefois, l’Office croit qu’une liste des clauses applicables, même sous forme abrégée, permettrait d’augmenter les probabilités d’atteinte de la conformité par rapport à une liste fondée sur l’expertise en la matière, comme celle de la société. Par conséquent, l’Office a déterminé qu’Alliance n’a pas démontré qu’elle dispose d’une liste des exigences légales conforme aux exigences de l’Office.

Communication des exigences légales

Alliance a été en mesure de démontrer qu’elle communique les exigences légales en ce qui a trait à la promotion du travail et de la vie en toute sécurité autour des installations grâce à son site Web et son programme de sensibilisation du public. Alliance a aussi démontré qu’elle fait état aux tiers de ses exigences légales comme les pénalités administratives. À interne, les entrevues menées auprès du personnel ont confirmé que le point sur la réglementation est fait hebdomadairement pendant les réunions d’équipe et publié dans le site intranet de la société.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a établi qu’elle assure un suivi de certaines de ses exigences légales liées au programme de sensibilisation du public, qu’elle les recense et qu’elle les communique.

L’Office a conclu qu’Alliance avait élaboré et mis en œuvre des pratiques pour communiquer ses exigences légales à l'interne et aux tiers. De plus, Alliance a démontré qu’elle communiquait des exigences légales nouvelles ou modifiées à des tiers par le biais de son programme de sensibilisation du public.

L’Office a conclu que les méthodes utilisées par surveiller ses exigences légales et s’assurer qu’elle s’y conforme ne respectaient pas les exigences de l’Office.

Statut de conformité : Non conforme

2.4 Structure organisationnelle, rôles et responsabilités

Attentes :

La société doit se doter d’une structure organisationnelle documentée qui lui permet de satisfaire aux exigences de son système de gestion et de respecter ses obligations consistant à mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La structure documentée doit permettre à la société de déterminer et de communiquer les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dirigeants et des employés à tous les niveaux hiérarchiques. La société doit documenter les responsabilités des entrepreneurs dans ses manuels sur la sécurité en matière de construction et d’entretien.

La structure organisationnelle documentée de la société doit aussi lui permettre de démontrer que les ressources humaines affectées à l'établissement, à la mise en œuvre et au maintien du système de gestion sont suffisantes pour répondre aux exigences de ce système et respectent ses obligations en ce qui a trait à la conception, la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation de ses installations de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public et de ses employés ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La société doit réaliser une évaluation annuelle documentée des besoins pour démontrer que les ressources humaines allouées sont suffisantes pour lui permettre de respecter ses obligations.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 6.4, 20, 31, 40, 47 et 48

Évaluation

La société doit se doter d’une structure organisationnelle documentée qui lui permet de satisfaire aux exigences de ses obligations à mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement.

Structure organisationnelle

L’Office a vérifié qu’Alliance a fourni des dossiers et d’autres documents qui ont démontré qu’elle avait établi et tenu à jour des énoncés des rôles et des responsabilités relativement à son programme et à ses activités de sensibilisation du public qui s’appliquent à tous les échelons au sein de l’organisation, ainsi qu’aux entrepreneurs. Les programmes de sensibilisation du public et de croisement et de prévention des dommages d’Alliance sont gérés par le groupe de gestion foncière, de l’emprise et du corridor, et les membres du personnel sur le terrain relèvent de leurs gestionnaires de secteur respectif.

Évaluation annuelle des besoins en ressources

L’Office s’attend à ce que les sociétés démontrent une capacité continue de maintenir leur programme, en plus d’établir une structure organisationnelle documentée. L’Office oblige les sociétés à démontrer, au moyen d’une évaluation annuelle documentée des besoins, que les ressources humaines requises pour établir, mettre en œuvre et maintenir le programme sont suffisantes pour répondre aux exigences opérationnelles ou réglementaires.

Alliance a démontré qu’elle avait élaboré un certain nombre de mécanismes organisationnels nécessaires ou de soutien pour évaluer ses besoins en ressources, notamment dans le cadre de réunions trimestrielles et annuelles, de rapports sur les progrès et de rapports sur l’achèvement des travaux. De plus, Alliance a fourni à l’Office un document intitulé Corporate Procedure / Assessment of Need Process (procédure opérationnelle/processus d’évaluation des besoins), qui explique le processus utilisé par la société en 2013 et en 2014 pour évaluer et rationaliser ses besoins en ressources et pour en arriver à sa nouvelle conception opérationnelle. Pour démontrer la mise en œuvre de ce processus, Alliance a également fourni un document intitulé Corporate Procedure / Assessment of Need Process – Findings (procédure opérationnelle/processus d’évaluation des besoins – conclusions), qui présente les résultats essentiels de l’évaluation entreprise en 2013 et en 2014. À la lumière de l’examen de ces documents, l’Office a conclu qu’Alliance n’a pas démontré qu’elle a procédé à une évaluation annuelle documentée des besoins qui répond aux exigences de l’Office puisque les documents en questions constituent une exception. Par conséquent, l’Office n’a pas pu attester du caractère complet de l’examen réalisé.

Pour ce qui est du programme de sensibilisation du public, Alliance n’a pas démontré qu’elle a mené une évaluation des besoins qui inclut les ressources nécessaires pour le maintien et l’amélioration continue du système de gestion. Au cours des entrevues menées au siège social et sur le terrain, Alliance a indiqué qu’elle fait appel à des représentants fonciers, de l’emprise et la collectivité et des entrepreneurs pour procéder aux visites en personne, aux séances sur demande, et au suivi des activités non autorisées qui font partie du programme de sensibilisation du public. L’Office a été avisé que chaque employé partenaire au sein de l’équipe de gestion foncière, de l’emprise et du corridor cumule plusieurs fonctions. L’Office a relevé des problèmes concernant les niveaux de dotation et le manque de ressources nécessaires pour la mise en œuvre du programme selon le volume de travail et le nombre d’heures que chaque employé partenaire a travaillé pour mener toutes les activités du programme. Au fur et à mesure qu’Alliance progresse, elle devra tenir compte des ressources humaines nécessaires pour maintenir et améliorer continuellement son système de gestion de même que la mise en œuvre des mesures correctives déterminées.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance avait une structure organisationnelle documentée et communiquait les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dirigeants et des employés à tous les échelons de la société.

L’Office a conclu qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre des mécanismes pour examiner les besoins en main-d’œuvre de son programme de sensibilisation du public. Par conséquent, Alliance n’a pas pu démontrer que les ressources humaines affectées à son programme de sensibilisation du public sont suffisantes pour satisfaire à ses exigences.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de pallier les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.0 MISE EN OEUVRE

3.1 Contrôles opérationnels – Conditions normales d’exploitation

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle visant à éliminer, à atténuer et à prévenir les dangers et les risques répertoriés aux éléments 2.0 et 3.0 et se protéger contre ceux-ci, et pour communiquer ces mécanismes à toute personne exposée aux risques.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour coordonner, contrôler et gérer les activités opérationnelles des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)e), f) et q)

Évaluation

L’Office oblige les sociétés réglementées à établir et mettre en œuvre un processus efficace pour élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle visant à éliminer, à atténuer et à prévenir les dangers et les risques répertoriés aux éléments 2.0 et 3.0 et se protéger contre ceux-ci, et pour communiquer ces mécanismes à toute personne exposée aux risques.

Élaboration des mesures de contrôle

Les entrevues ont révélé que le programme de sensibilisation du public a été élaboré et mis en œuvre pour informer les parties prenantes externes au sujet de la sécurité des travaux autour des pipelines, de même que des mesures à prendre en cas d’urgence. Les documents portants sur la prévention des dommages et sur la gestion foncière, de l’emprise et du corridor d’Alliance soulignent les objectifs généraux, les stratégies et les tactiques relatives au programme de sensibilisation du public.

Les entrevues menées auprès du personnel d’Alliance ont indiqué que la communication avec les parties prenantes est l’un des mécanismes de contrôle principaux en ce qui a trait au programme de sensibilisation du public, et qu’il s’agit d’une méthode de communication bien établie. Pour s’assurer que ses intervenants externes reçoivent une documentation sur la sensibilisation conforme, Alliance livre une grande part de sa documentation à ce sujet par envois par la poste administrés à partir de son siège social selon le calendrier suivant :

• visites en personne des propriétaires fonciers tous les quatre ans;
• communication avec la population touchée au moins tous les deux ans en faisant parvenir une trousse du programme de sensibilisation comportant tous les messages de base pertinents;;
• communication tous les ans avec les excavateurs qui ont procédé à des activités non autorisées dans les cinq années précédentes;
• communication avec les responsables des urgences une fois l’an;
• communication avec les fonctionnaires une fois tous les trois ans.

Le personnel d’Alliance a indiqué qu’aucun changement documenté ou informel n’a été apporté aux documents ou aux activités du programme de sensibilisation du programme de sensibilisation du public depuis 2012.

Le personnel d’Alliance sensibilise les propriétaires fonciers lors de visites en personne et de rencontres reliées au projet au cours desquelles, les représentants d’Alliance veillent à :

• déterminer la façon dont le risque de dommage accidentel au pipeline peut être réduit;
• les informer des exigences de l’Office pour les travaux effectués près des pipelines;
• vérifier l’exactitude des coordonnées et s’il y a ou no n un locataire;
• les informer de la présence du pipeline;
• leur offrir des renseignements sur le centre d’appel et leur rappeler qu’ils doivent communiquer avec la société avant d’effectuer de tels travaux.

Bien qu’Alliance procède à un certain nombre d’activités ou de stratégies de sensibilisation, l’examen des documents a indiqué que les plans, les tactiques et les stratégies soulignés ne correspondent pas à tous les dangers énumérés, ce qui fait que certains d’entre eux ne font l’objet d'aucune mesure d’atténuation. Par exemple, Alliance a déterminé que le vandalisme pose une menace, toutefois aucun élément de preuve n’a été déposé pour contrôler ou atténuer cette menace.

L’audit a aussi permis de déterminer qu’Alliance n’a pas démontré qu’elle a mis en œuvre un processus pour établir que les stratégies d’atténuation correspondent au niveau de contrôle adéquat pour chacun des dangers énumérés. Par exemple, les objectifs de gestion foncière, de l’emprise et du corridor indiquent que : « les excavateurs sont informés de leurs obligations en ce qui a trait aux travaux dans la zone de sécurité de la servitude ou du pipeline ». Pourtant, lorsqu’il lui a été demandé de discuter de sa stratégie pour informer les excavateurs, Alliance a indiqué qu’elle compte sur les salons de l’industrie sur la sécurité, sur le suivi des activités non autorisées et sur les renseignements sur la sécurité qui sont envoyés aux excavateurs une fois qu’elle a demandé la permission d’informer les excavateurs de leurs obligations. Dans l’examen des documents et des dossiers, Alliance n’a fourni aucune analyse pour démontrer que ces mesures de contrôle sont adéquates et que la stratégie d’atténuation choisie pour ce danger est efficace; par conséquent, l’Office a déterminé qu’Alliance n’a pas évalué cette mesure de contrôle pour déterminer son efficacité continue.

Pour ce qui est du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu qu’Alliance a élaboré et mis en œuvre diverses mesures de contrôle comme des visites en personne, la participation à des organismes de sécurité et des envois postaux ciblés. Toutefois, Alliance n’a pas pu démontrer qu’elle a évalué l’efficacité de ses mesures de contrôle pour atténuer tous les dangers posés par les activités des tiers à proximité de ses installations.

Résumé

Bien qu’Alliance ait démontré qu’elle a établi des mesures de contrôle des dangers dans son programme de sensibilisation du public, elle n’a pas démontré qu’elle avait un processus en place pour évaluer l’efficacité de ces mesures de contrôle.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de pallier les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.2 Contrôles opérationnels – Perturbations et conditions inhabituelles d’exploitation

Attentes :

La société doit établir et tenir à jour des plans et procédures pour identifier le potentiel de perturbations ou de conditions inhabituelles, de rejets accidentels, d’incidents et de situations d’urgence. Elle doit également définir des moyens d’intervention proposés en réponse à ces situations ainsi que prévenir et atténuer leurs conséquences ou leurs effets probables. Les procédures doivent être éprouvées, examinées et révisées périodiquement, s’il y a lieu, par exemple à la suite d’une perturbation ou d’un événement anormal. La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace permettant d’élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements anormaux pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation ou lors de situations d’urgence.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 32, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)c), d), e), f) et t)

Évaluation

Perturbations et conditions inhabituelles d’exploitation

L’Office a vérifié qu’Alliance, dans son programme de gestions des situations d’urgence, a établi des contrôles de fonctionnement pour les interventions en cas d’incident, et a documenté ses exigences et procédures de planification dans ses plans d’intervention en cas d’urgence, son manuel de sécurité pour les entrepreneurs et dans ses plans d’intervention propres au site. Alliance, dans son programme de sensibilisation du public, a défini des responsabilités liées à l’élaboration et au maintien des activités, qui appuient en permanence la formation des parties prenantes, y compris les premiers répondants. Elle réalise également des activités de mobilisation et des envois postaux et fournit des données pour aviser les parties prenantes externes des possibles situations d’urgences.

L’Office a conclu que le personnel d’Alliance affecté au programme de sensibilisation du public a participé à l’élaboration et à la distribution de documentation sur la gestion des situations d’urgence à l’intention des premiers répondants et des personnes résidant à proximité du pipeline. Alliance a démontré dans les entrevues et le dossier de formation analysé que le personnel affecté au programme de sensibilisation du public participant aux activités de formation est aussi formé pour le système de commandement des interventions.

L’Office a examiné l’information et a démontré qu’Alliance a inclus, dans ses envois postaux, des renseignements relatifs aux situations d’urgence, comme les signaux d’une fuite potentielle et la façon de reconnaître de possibles situations d’urgence. Au cours des visites en personne, les représentants d’Alliance confirment les renseignements sur les résidents afin de maintenir l’exactitude du système de base de données de la société pour le public touché qui sert à générer des listes utilisées dans le cas d’une situation d’urgence.

Plans d’urgence

En vertu du RPT, les sociétés sont tenues d’établir et de mettre en œuvre un processus efficace permettant d’élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements anormaux pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation. Le programme de sensibilisation du public est directement lié au programme de gestion des situations d’urgence faisant l’objet d’un audit concomitant. L’audit a permis de déterminer qu’Alliance n’a pas établi ni mis en œuvre un processus à l’échelle du programme afin d’élaborer des plans d'urgence tels que requis par le RPT. Puisque l’Office a formulé une constatation de non-conformité dans cet audit de laquelle découlera un plan de mesures correctives afin de combler cette lacune du programme, l’Office n’imputera pas d’autre constatation de non-conformité à ce sous-élément. Le plan de mesures correctives élaboré par Alliance pour donner suite à cette constatation doit inclure spécialement et explicitement des mesures pour combler cette lacune du programme.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a démontré que son personnel affecté à la sensibilisation du public joue un rôle de soutien au programme d’intervention d’urgence. Alliance a misé sur ses envois postaux de sensibilisation et sur ses activités d’information pour soutenir ses capacités d’intervention en cas d’urgence et ses exigences réglementaires.

L’Office a conclu que le personnel d’Alliance affecté à la sensibilisation du public qui a des responsabilités en cas d’urgence est formé adéquatement.

L’Office a conclu qu’Alliance n’a pas de processus permettant d’élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements anormaux pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation; toutefois, cette situation de non-conformité est abordée dans son programme concomitant de gestion des situations d’urgence, et une autre constatation de non-conformité ne sera pas formulée dans le présent sous-élément. Afin de faire que ces questions connexes soient abordées par le présent programme, le plan de mesures correctives d’Alliance doit tenir compte spécifiquement et explicitement de mesures pour pallier cette lacune du programme.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

3.3 Gestion du changement

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour répertorier et gérer tout changement susceptible d’avoir des répercussions sur la sécurité, la sûreté ou la protection de l’environnement, notamment tout nouveau danger ou risque et tout changement relatif à la conception, aux exigences techniques, aux normes ou aux procédures, ainsi qu’à la structure organisationnelle de la société ou aux exigences légales auxquelles la société est assujettie.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)i)

Évaluation

Pendant l’audit, Alliance a démontré qu’elle a élaboré plusieurs normes, procédures et processus pour gérer le changement, y compris ce qui suit :

• Norme du système de gestion de l’excellence opérationnelle – gestion du changement – décrit les composantes requises à inclure dans la pratique de gestion du changement du programme de protection;
• Gestion des changements apportés aux exigences légales dans le système centralisé de gestion de la conformité – décrit la manière dont les changements apportés aux exigences légales sont pris en compte;
• Processus de gestion du changement du secteur de l’exploitation sur le terrain – décrit la manière dont les changements à l’échelle de l’exploitation (c’est-à-dire les changements apportés aux actifs, aux procédures, etc.) sont évalués.

De plus, tel qu’il est inscrit dans le cadre du système de gestion des risques d’exploitation fourni à l’Office, Alliance élaborera un processus de gestion des changements (gestion des changements organisationnels) qui est en cours d’élaboration.

Selon l’examen de la documentation et les entrevues, l’Office a déterminé qu’Alliance ne respecte pas les exigences du paragraphe 6.5(i) du RPT pour les raisons suivantes :

• les normes, procédures et processus précités fonctionnent indépendamment l’un de l’autre et ne sont donc pas systématiques;
• les changements dans la structure organisationnelle ne sont pas pris en compte dans ces normes, procédures et processus;
• le processus de gestion du changement du secteur de l’exploitation sur le terrain est conçu de manière adéquate, mais Alliance n’a pas pu démontrer qu’il est mis en œuvre de manière uniforme, comme la réglementation l’exige.
  Par exemple, le processus exige que des listes de vérification environnementales soient élaborées pour chaque changement relatif à un actif. Les dossiers examinés durant l’audit ne contenaient pas ces listes de contrôle.

L’Office fait remarquer que le RPT exige qu’une société élabore un processus de gestion du changement au niveau du système de gestion qui permet de déterminer et de gérer tout changement qui pourrait avoir une incidence sur la sûreté, la sécurité ou la protection de l’environnement. Il ajoute que même si une société peut avoir des processus multiples, une uniformité est néanmoins requise quant aux exigences y relatives, à leur élaboration et à leur mise en œuvre, ainsi qu’à la coordination des diverses pratiques afin de respecter les exigences du RPT et d’assurer une gestion officielle.

Résumé

L’Office a estimé qu’Alliance a établi et mis en œuvre un certain nombre de processus, de procédures et de pratiques de gestion du changement visant à documenter et à gérer les changements. Cependant, ces processus, pratiques et procédures fonctionnement indépendamment l’un de l’autre et ne sont donc pas systématiques.

L’Office a également conclu qu’Alliance, dans sa gestion actuelle des activités de changement, ne tient pas compte des changements apportés à la structure organisationnelle de la société, comme l’exige le RPT.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.4 Formation, compétence et évaluation

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour définir les compétences requises et élaborer des programmes de formation à l’intention des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci afin de leur permettre de s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement.

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour s’assurer que les employés et toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci sont formés et compétents et pour les superviser afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement. La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour informer les employés et toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci de leurs responsabilités à l’égard des processus et procédures exigés par le système de gestion ou les programmes de protection de la société.

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour produire et gérer les documents et dossiers liés à la formation.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)j), k), l) et p)

Évaluation

L’Office s’attend à ce que les sociétés réglementées aient un processus établi, mis en œuvre et efficace pour définir les compétences requises et élaborer des programmes de formation à l’intention des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci afin de leur permettre de s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement.

Établissement des compétences requises et élaboration des programmes de formation

Alliance a élaboré un système de gestion de l’apprentissage et du perfectionnement qui s’applique à l’ensemble de la société et qui comprend cinq programmes sur les thèmes suivants : l’orientation, la formation, la compétence, le soutien au rendement et le leadership. Afin d’administrer l’évaluation de la formation et des compétences, Alliance utilise un système supplémentaire, le Online Learning Environment (environnement d’apprentissage en ligne). Ce système comprend un mécanisme d’enregistrement, de prestation, de suivi et de consignation de la formation. L’environnement d’apprentissage en ligne comprend également les exigences relatives à l’orientation, à la formation et aux compétences qui comprennent les habiletés, les connaissances et les attributs que doit posséder un employé partenaire pour être considéré comme qualifié ou apte à faire une tâche précise. L’environnement d’apprentissage en ligne s’appuie sur un programme intitulé Alliance Competency Evaluation (évaluation des compétences d’Alliance) et sur un processus d’évaluation des compétences visant à faire en sorte que les techniciens en entretien sur le terrain soient suffisamment formés et compétents pour effectuer leurs tâches quotidiennes de manière sécuritaire et efficace.

À la lumière de la documentation fournie et des entrevues, l’Office souligne les points suivants :

• Alliance n’a pas établi et mis en œuvre un processus pour l’élaboration de programmes de compétences et de formation, comme l’exige le RPT;
• Alliance a élaboré un programme de formation, y compris une matrice de formation, qui s’applique à l’ensemble du personnel de la société, ce qui est conforme aux exigences de l’article 46 du RPT;
• dans le cadre du programme d’évaluation des compétences d’Alliance, la société a élaboré une liste de compétences pour ses techniciens en entretien sur le terrain. Toutefois, ces dernières sont limitées aux questions de sécurité. L’Office reconnaît l’importance de ces compétences, mais d’autres compétences devraient être prises en compte pour les tâches qui ont une composante de sensibilisation du public;
• le programme d’évaluation des compétences tient seulement compte des techniciens en entretien sur le terrain et n’inclut pas le personnel affecté à la sensibilisation du public;
• les programmes de l’environnement d’apprentissage en ligne s’appliquent aux employés d’Alliance, mais non à l’ensemble des travailleurs qui exercent des activités pour son compte. Alliance gère les entrepreneurs par le biais d’un processus de préqualification d’un tiers et d’un cours d’orientation. Toutefois, cette gestion n’est pas prise en compte par un processus de système de gestion.

Par le biais d’entrevues et d’un examen de la documentation, Alliance a attiré l’attention de l’Office sur de nombreux mécanismes, comme les descriptions de poste, les rencontres préalables à l’emploi, pour la communication des responsabilités. Cependant, Alliance n’a pas été en mesure de démontrer qu’elle avait établi et mis en œuvre un processus documenté pour informer les employés et les personnes travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci de leurs responsabilités.

Gestion des dossiers de formation

Par un échantillonnage des dossiers au sein de l’organisation, l’Office a vérifié que les dossiers de formation du programme de sensibilisation du public sont gérés dans l’environnement d’apprentissage en ligne par l’équipe d’apprentissage et perfectionnement.

Résumé

L’Office a par ailleurs jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre de programme de sensibilisation du public pour élaborer des programmes de développement des compétences et de formation.

L’Office a constaté qu’Alliance avait élaboré et mis en œuvre des programmes de formation pour tous les employés et avait élaboré un programme de développement des compétences pour ses techniciens en entretien sur le terrain. Toutefois, ces compétences sont limitées aux questions de sécurité et ne comprennent pas celles du personnel affecté à la sensibilisation du public.

L’Office a conclu qu’Alliance a établi et mis en œuvre un processus à l’égard du programme de sensibilisation du public pour vérifier les compétences et la formation de certains de ses employés au sein de son organisation. Toutefois, ce processus n’englobe pas l’ensemble des employés et des personnes travaillant pour le compte de la société, comme l’exige le RPT.

L’Office a aussi conclu qu’Alliance n’avait ni établi et ni mis en œuvre un processus à l’égard du programme de sensibilisation du public informer les employés et les personnes travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci de leurs responsabilités.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.5 Communication

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour communiquer à l’interne et à l’externe des renseignements sur la sécurité, la sûreté et la protection de l’environnement. Ce processus doit comprendre les procédures permettant de communiquer avec le public, les employés de la société, les entrepreneurs, les organismes de réglementation et les intervenants d’urgence.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)m)

Évaluation

L’Office s’attend à ce que les sociétés aient établi et mit en œuvre un processus efficace pour communiquer à l’interne et à l’externe des renseignements sur la sécurité, la sûreté et la protection de l’environnement. Ce processus doit comprendre les procédures permettant de communiquer avec le public, les employés de la société, les entrepreneurs, les organismes de réglementation et les intervenants d’urgence. Le RCP, partie II exige ce qui suit :

1. 4. (1) La compagnie pipelinière établit en permanence un programme de sensibilisation du public visant à informer celui-ci :
   1. a) de la présence du pipeline;
   2. b) des responsabilités du public quant à la construction ou à l’aménagement d’installations et à l’exécution de travaux d’excavation qui pourraient toucher le pipeline.

Communications externes

L’Office a conclu qu’Alliance utilise son site Web pour communiquer des renseignements sur la sécurité, les croisements, les politiques relatives aux situations d’urgence et les coordonnées. Les entrevues menées auprès d’Alliance ont confirmé que l’équipe de gestion foncière, de l’emprise et du corridor vient en aide à l’équipe des communications pour faire en sorte que le message sur le site Web est mis à jour. L’Office a vérifié qu’Alliance a mis en place plusieurs processus de communication avec les parties prenantes externes, y compris des pratiques basées sur le Web, et exige qu’un représentant d’Alliance soit sur place pour toute excavation et participation auprès des centres d’appel uniques locaux et les alliances pour la protection des infrastructures souterraines.

Durant l’audit, Alliance a indiqué que l’une des principales fonctions du programme de sensibilisation du public est de communiquer des renseignements relatifs à la sécurité et à la sensibilisation auprès du public et des parties prenantes externes. Alliance a défini le public touché, les responsables des mesures d’urgence, les représentants des administrations locales et les excavateurs comme étant ses intervenants. Afin maintenir la communication avec le public et les parties prenantes, Alliance a démontré qu’elle a mené plusieurs activités pour informer les parties prenantes externes. Parmi ces activités, citons : la participation à des kiosques à des foires commerciales et agricoles;

• la collaboration à des initiatives de groupes coopératifs;
• la participation à des alliances régionales et nationales pour la protection des infrastructures souterraines;
• des envois postaux réguliers;
• la conduite de séances de sensibilisation auprès de divers groupes de parties prenantes;
• la publication de renseignements sur le site web d’Alliance;
• la réponse aux questions soumises dans la boîte de réception et dans la ligne d’information du programme de sensibilisation du public;
• l’élaboration et la prestation de formations et de documentation connexe destinées aux premiers répondants;
• la visite en personne des résidents le long de l’emprise et dans un rayon de 800 mètres.

 L’Office a examiné les documents et les dossiers qui ont démontré qu’Alliance a mis en œuvre le programme de manière cohérente et a tenu compte du caractère saisonnier des différentes activités potentiellement dangereuses qui pourraient mettre les personnes ou le pipeline en danger. Par exemple, Alliance a élaboré et mis en œuvre un calendrier d’envois postaux qui coïncide avec les activités saisonnières potentielles comme l’ensemencement et les activités d’entretien des terres au printemps afin que la documentation en matière serve de rappel opportun aux parties prenantes.

Communications internes

L’Office a conclu que, à l’échelle du service, Alliance a démontré qu’elle a mis en œuvre un plan de communication documenté qui soutient la mise en œuvre et l’exploitation efficace du système de gestion de la sécurité et des pertes au besoin.

L’Office a conclu qu’Alliance a été en mesure de démontrer qu’elle effectue des communications internes formelles. L’examen des dossiers effectué par l'Office a permis de démontrer que des réunions régulières ont lieu pour discuter des initiatives internes, que des procès-verbaux sont rédigés, que les annonces internes concernant les changements réglementaires sont publiées sur le site intranet d’Alliance, que des réunions d’équipe hebdomadaires ont lieu, et un qu’un site interne SharePoint est utilisé.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a démontré qu’elle a établi et mis en œuvre des pratiques de communication externe applicable au programme de sensibilisation du public qui permet de déterminer les intervenants concernés et qu’elle a élaboré des modèles de message traitant du maintien de la sûreté et de la sécurité de la canalisation et de la protection de l’environnement.

L’Office a conclu qu’Alliance communique en interne et qu’elle élaboré un plan de communication qui respecte les exigences de l’Office.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

3.6 Documents et contrôle des documents

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour répertorier les documents dont elle a besoin pour respecter les obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. Les documents doivent réunir tous les processus et toutes les procédures requis dans le cadre du système de gestion de la société.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace en vue de l’élaboration, de l’examen, de la révision et du contrôle des documents, y compris un processus permettant d’obtenir l’approbation de ces documents par l’autorité compétente. Ces documents doivent être révisés à intervalles réguliers et planifiés.

Les documents doivent être révisés à la suite de modifications apportées pour se conformer aux exigences légales. Les documents doivent être révisés immédiatement quand les modifications peuvent avoir des conséquences négatives importantes.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48, paragraphe 6.5(3) et alinéas 6.5(1)i), n) et o)

Évaluation

Dans le cadre de sa démonstration, Alliance a attiré l’attention de l’Office sur son système centralisé de gestion de la conformité et les documents à l’appui du système comme son processus établi et mis en œuvre pour répertorier les documents dont elle a besoin pour respecter les obligations prévues à l’article 6 du RPT. Lors de son examen, l’Office a déterminé que ces documents ne comprennent pas les étapes pour déterminer les types de documents qui sont requis, mais sont plutôt axés sur la façon d’utiliser le système centralisé de gestion de la conformité. Par conséquent, Alliance n’a pas pu démontrer qu’elle a établi et mis en œuvre un processus documenté à l’égard du programme de sensibilisation du public pour satisfaire aux exigences du RPT. L’Office fait remarquer que même si le processus présente actuellement une lacune, l’Office a confirmé à la suite de l’examen des documents que la société a élaboré des documents habituellement attendus d’une société de cette taille ayant des activités de telles portée, nature et complexité.

Au moyen de sa procédure de contrôle des documents, Alliance a démontré qu’elle a établi et mis en œuvre un processus pour la préparation, l’examen, la révision et le contrôle des documents, y compris un processus pour obtenir l’approbation de ses documents. De plus, et comme il a été mentionné dans le présent rapport, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents techniques qui définit les types de documents pouvant être créés au sein de la société. L’Office fait également remarquer que ces définitions correspondent aux exigences de l’Office.

Malgré l’évaluation mentionnée ci-dessus, l’Office n’a pas constaté de lacune dans le processus d’Alliance pour l’examen des documents. Bien que le processus d’Alliance prévoie que des examens des documents doivent avoir lieu, il n’établit pas de calendrier de révision. L’Office signale que tous les documents fournis au cours de l’audit étaient à jour, selon les pratiques exemplaires acceptables et courantes de l’industrie. Cependant, afin de s’assurer que les documents demeurent à jour à l’avenir, l’Office exige qu’un calendrier de révision bien défini soit intégré dans ce processus.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a établi et mis en œuvre un processus à l’égard du programme de sensibilisation du public pour la préparation, l’examen, la révision et le contrôle des documents. Toutefois, ce processus ne comprend pas de calendrier de révision défini pour ses documents.

L’Office a par ailleurs jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre de processus à l’égard du programme de sensibilisation du public pour répertorier les documents dont la société a besoin afin de respecter les obligations prévues à l’article 6.

L’Office a estimé qu’Alliance avait élaboré des documents habituellement attendus d’une société de cette taille ayant des activités de telles portée, nature et complexité.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.0 CONTRÔLES ET MESURES CORRECTIVES

4.1 Inspection, mesure et surveillance

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace en vue de l’inspection et de la surveillance de ses activités et de ses installations dans le but d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des programmes de protection et de prendre des mesures correctives et préventives en cas de lacunes. L’évaluation doit comprendre la conformité aux exigences légales.

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace pour évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de son système de gestion et pour surveiller, mesurer et documenter son rendement en ce qui a trait à ses obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement.

La société doit avoir un système de gestion de données établi, mis en œuvre et efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents. Elle doit conserver des documents et des dossiers constitués à la suite des activités d’inspection et de surveillance menées dans le cadre de ses programmes.

Le système de gestion de la société doit permettre la coordination entre ses divers programmes de protection, et la société doit intégrer les résultats de ses activités d’inspection et de surveillance aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses exigences légales en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)g), s), u) et v)

Évaluation

L’Office s’attend à ce que les sociétés aient un processus établi, mis en œuvre et efficace en vue de l’inspection et de la surveillance de leurs activités et de leurs installations dans le but d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des programmes de protection. Le paragraphe 4(2) de la RPC, partie II exige que « la compagnie pipelinière évalue périodiquement l’efficacité de son programme de sensibilisation du public et tient un dossier de ces évaluations ».

Mesure et surveillance

Au cours des entrevues et de l’analyse de la documentation, l’Office a déterminé qu’Alliance a évalué la mise en œuvre des activités de son programme de sensibilisation du public. Par exemple, le coordinateur de la participation et de la consultation des parties prenantes s’assure que le nombre de visites en personne et d’envois postaux est effectué selon le plan tactique annuel approuvé. Alliance utilise un système de gestion des données pour faire le suivi des activités de mobilisation auprès des parties prenantes et pour consigner les commentaires des 4 000 enquêtes distribuées au cours de 750 visites en personne.

Au cours des entrevues menées auprès du personnel de gestion foncière, de l’emprise et du corridor, celui-ci a indiqué qu’il évalue actuellement l’efficacité du programme de sensibilisation du public à partir du résultat des enquêtes. Au moment de l’audit, Alliance a avisé l’Office qu’elle en était à la deuxième année d’un processus d’évaluation d’une durée de quatre ans; toutefois, les données qualitatives provenant des enquêtes ne seraient pas disponibles avant deux ans, et Alliance a indiqué qu’elle ne disposait actuellement que des données quantitatives pour évaluer l’efficacité.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Alliance devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.2 Enquête et rapports sur les incidents et quasi-incidents

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace relatif aux rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents qui permet de prendre des mesures correctives et préventives à leur égard. Cela devrait comprendre la tenue d’enquêtes lorsque nécessaire ou lorsque les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents avaient gravement porté atteinte ou auraient pu gravement porter atteinte à la sécurité et à la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline ainsi qu’à la protection des biens et de l’environnement.

La société doit avoir un système de gestion de données établi, mis en œuvre et efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents.

La société devrait intégrer les résultats de ses rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et à la protection de l’environnement.

Références :

Références : RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47, 48 et 52 et alinéas 6.5(1)r), s), u), w) et x)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles établissent un processus de signalement des dangers, des dangers potentiels, des incidents et des quasi-incidents qui se produisent dans ses installations réglementées. L’Office s’attend également à ce que les sociétés aient établi et tienne à jour un système de gestion de données efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents.

Rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents

L’Office a conclu que le processus de rapports interne d’Alliance est géré par un système de base de données informatique administré à l’échelle de la société. Alliance a démontré que, une fois qu’il est avisé, le personnel du programme de sensibilisation du public procède à une enquête de suivi sur chaque élément du rapport, y compris les activités non autorisées, afin de déterminer si des dommages ont été causés aux installations ou à l’environnement, et afin de fournir d’autre documentation en matière de sensibilisation du public. Sur la foi des dossiers et autres documents examinés, l’Office a confirmé qu’Alliance avait des procédures en place pour signaler et pour faire le suivi de quelque activité non autorisée que ce soit.

Tendances et analyses

Par le biais d’entrevues et d’un examen de la documentation, Alliance a pu démontrer qu’elle a établi et mis en œuvre un système de gestion des données qui est administré et entretenu à l’échelle de la société. Ce système de gestion des données permet aux employés d’Alliance de signaler, d’évaluer et de résoudre des événements (dangers, quasi-incidents et incidents) qui se produisent tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de leur lieu de travail, ainsi que de tirer des leçons de ces événements. La formation sur l’utilisation de cette application logicielle est obligatoire pour tous les employés, et tous les événements signalés dans l’application sont communiqués par courriel à l’ensemble de l’organisation.

Au cours de l’audit, Alliance a offert, à l’échelle de la société, plusieurs démonstrations de cette application et a démontré qu’elle lui permettait de surveiller et d’analyser les tendances en matière de dangers, d’incidents et de quasi-incidents. C’est au cours de ces démonstrations que l’Office a vérifié, au moyen d’un échantillon d’événements, que des mesures correctives sont élaborées et prises.

Alliance applique certaine de ces tendances et de ces analyses à l’élaboration de son programme de sensibilisation du public. Par le biais de sa patrouille de l’emprise, Alliance a déterminé des points d’intérêt aux fins d’examen plus approfondi et de considération à l’égard de possibles activités des parties prenantes. De plus, Alliance a démontré qu’elle a mis en place des procédures pour faire le suivi sur les quasi-incidents en faisant en sorte que les activités non autorisées soient enregistrées dans le système de gestion des données, et qu’un suivi est effectué afin qu’ils soient résolus. Toutefois, comme il est indiqué précédemment, Alliance n’a pas démontré que des procédures sont mises en place pour intégrer les enseignements tirés des enquêtes de suivi des activités non autorisées dans le programme de sensibilisation du public.

Résumé

L’Office a constaté qu’Alliance lui présentait les rapports voulus sur les activités non autorisées.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

4.3 Vérification interne

Attentes :

La société doit avoir un programme établi, mis en œuvre et efficace d’assurance de la qualité pour le système de gestion et pour chacun des programmes de protection, y compris un processus permettant la tenue d’inspections et de vérifications et la prise de mesures correctives et préventives en cas de lacunes. Le processus de vérification devrait identifier et gérer les exigences en matière de formation et de compétence pour le personnel affecté aux activités de vérification.

La société devrait intégrer les résultats de ses vérifications aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas :6.5(1)w) et x)

Évaluation

L’Office s’attend à ce que les sociétés doivent avoir établi et mis en œuvre un programme efficace d’assurance de la qualité pour chacun des programmes de protection, y compris un processus permettant la tenue d’inspections et de vérifications et la prise de mesures correctives et préventives en cas de lacunes.

Programme d’assurance de la qualité

Le RPT énonce les exigences spécifiques pour l’établissement et la mise en œuvre d’un programme d’assurance de la qualité. Bien qu’Alliance ait démontré dans son rapport annuel du dirigeant responsable qu’elle procédait à des activités d’assurance de la qualité, Alliance n’a pas démontré qu’elle a mis en place un programme d’assurance de la qualité qui s’applique à son programme de sensibilisation du public.

Alliance a établi un processus d’examen de son programme de sensibilisation du public qui comporte des rapports annuels internes. De plus, le personnel d’Alliance a confirmé qu’il procède à des enquêtes annuelles dans le cadre d’une évaluation de l’efficacité sur une période de quatre ans afin d’évaluer la compréhension des parties prenantes. La collecte des renseignements pour l’évaluation se déroule à la deuxième année du processus de quatre ans, par conséquent aucune évaluation ne sera effectuée en 2017. Alliance effectue aussi des visites en personne et procède à des envois postaux afin de recueillir les commentaires des parties prenantes externes.

Vérifications internes

Bien qu’Alliance n’ait pas inclus son programme de sensibilisation du public dans son programme de vérification interne, elle procède à plusieurs types d’examens du rendement du programme. Afin d’évaluer le programme de sensibilisation du public, le coordonnateur du programme de sensibilisation du public procède à un examen annuel du plan tactique. L’examen du programme porte sur les aspects suivants :

• la fréquence de l’infolettre;
• le public cible – est-il toujours adéquat (le public est choisi selon le API 1162);
• la zone de planification d’urgence;
• le message de base principal;
• la saturation du message;
• les messages complémentaires;
• la liaison en cas d’intervention d’urgence;
• l’évaluation de l’efficacité (enquête d’une durée de quatre ans);
• l’amélioration continue.

L’examen comporte également un résumé des activités de sensibilisation du public comme le nombre d’envois postaux et de rencontre effectué. Elle évalue également si le programme a atteint ou non ses cibles et objectifs. Les résultats sont ensuite appliqués à l’élaboration du plan de l’année suivante.

En plus de l’examen du plan tactique, Alliance mène aussi des enquêtes périodiques auprès des parties prenantes afin d’évaluer la compréhension de ces dernières. Alliance effectue aussi des visites en personne et procède à des envois postaux afin de recueillir les commentaires des parties prenantes externes. Les entrevues menées au siège social confirment qu’Alliance effectue des examens périodiques du programme de sensibilisation du public en conformité avec les exigences du RCP.

L’Office a conclu que le programme de sensibilisation du public n’a pas fait l’objet d’une vérification interne. Bien qu’Alliance a fourni des renseignements qui démontrent qu’elle procède à des examens et des évaluations des initiatives de sensibilisation du public, elle n’a pas démontré qu’elle évalue le programme d’une manière conforme aux exigences découlant de la norme CSA Z662 pour mener des « audits périodiques et des examens pour évaluer l’efficacité du système de gestion de la sécurité et des pertes ».

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance évalue l’efficacité de son programme de sensibilisation du public conformément au paragraphe 4(2) du RCP, partie II.

L’Office a conclu qu’Alliance menait un grand nombre des activités normalement associées à un programme d’assurance de la qualité. Toutefois, l’Office a conclu qu’Alliance ne les a pas organisées dans un programme comme l’exige le RPT comme elle n’a pas fait l’objet d’un audit de ses exigences conformément aux exigences de l’Office.

L’Office a aussi conclu qu’Alliance n’a pas élaboré de processus pour mener des audits ni n’a effectué un audit pour satisfaire aux exigences de l’Office.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Alliance devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.4 Gestion des dossiers

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace permettant de produire, de conserver et de tenir à jour les dossiers documentant la mise en œuvre du système de gestion et de ses programmes de protection et d’en prévoir les modalités d’accès par les personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)p)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles aient un processus établi, mis en œuvre et efficace permettant de produire, de conserver et de tenir à jour les dossiers documentant la mise en œuvre du système de gestion et de ses programmes de protection et d’en prévoir les modalités d’accès par les personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Pour démontrer sa conformité, Alliance a fourni les documents suivants :

• Record and Information Management Policy (Politique de gestion des dossiers et de l’information);
• Document and Records Management Program (Programme de gestion des documents et des dossiers);
• Records Management Practice (Pratique de gestion des dossiers);
• Functional Records Classification and Retention Schedule (Calendrier de classification et de conservation des dossiers).

L’Office a conclu que même si les exigences précises du RPT en ce qui concerne la production, la conservation et la tenue à jour des dossiers afin de documenter la mise en œuvre du système de gestion et des programmes de protection peuvent être prises en compte en examinent ces documents dans leur ensemble, l’Office exige qu’un processus particulier à l’égard du système de gestion soit établi et mis en œuvre afin d’assurer la facilité d’utilisation et la bonne compréhension parmi les employés de la société. Par ailleurs, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents à l’interne, qui précise à quel moment des processus (entre autres types de documents) devraient être élaborés et comment ils sont définis. L’Office a examiné cette définition et a déterminé qu’elle correspond à ses attentes, mais qu’elle n’est toutefois pas utilisée de manière uniforme dans l’organisation.

Malgré la lacune du processus, l’Office a vérifié qu’Alliance a un certain nombre de pratiques pour la conservation des documents. Alliance dispose de plusieurs bases de données pour les demandes de localisation, les demandes d’autorisation des tiers, les profils de terrain, les activités non autorisées, les problèmes de l’emprise, de même que les rapports d’inspection des croisements. Alliance maintient un système d’information géographique, auquel le personnel de terrain peut accéder, pour gérer et documenter le travail effectué sur l’emprise. Cette base de données peut également être mise à profit pour gérer les coordonnées des parties prenantes dans le cadre de ses programmes de sensibilisation du public et de gestion des situations d’urgence.

Résumé

L’Office a déterminé qu’Alliance avait mis en œuvre des pratiques de gestion des documents uniformes pour la documentation et la mise en œuvre de son système de gestion et de son programme de sensibilisation du public.

L’Office a aussi jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre de processus à l’égard de programme de sensibilisation du public qui respectait les exigences du RPT.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Alliance devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

5.0 EXAMEN DE LA DIRECTION

5.1 Examen de la direction

Attentes :

La société doit avoir un processus établi, mis en œuvre et efficace permettant de procéder à des examens de gestion annuels du système de gestion et de chacun des programmes de protection, et de veiller à l’amélioration continue en ce qui a trait au respect de ses obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La direction doit inclure dans cet examen toutes les décisions et mesures ainsi que tous les engagements pris relativement à l’amélioration du système de gestion et des programmes de protection et au rendement global de la société.

La société doit aussi établir un rapport annuel pour l’année civile précédente, signé par le dirigeant responsable, qui décrit le rendement de son système de gestion en ce qui a trait au respect de ses obligations relativement à la sécurité, à la sûreté et à la protection de l’environnement et à l’atteinte de ses buts, de ses objectifs et de ses cibles pendant cette année, selon les mesures de rendement et les mesures prises durant l’année visée pour corriger les lacunes répertoriées par le programme d’assurance de la qualité. La société doit présenter à l’Office, au plus tard le 30 avril de chaque année, une déclaration signée par le dirigeant responsable indiquant qu’elle a produit son rapport annuel.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, article 6.1, 6.6, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)w) et x)

Évaluation

(Remarque – Ce sous-élément est attribué à la haute direction des sociétés et au dirigeant responsable; par conséquent, l’Office ne divise pas son examen entre la gouvernance et le programme.)

Examen de la direction annuel visant les processus relatifs au programme de sensibilisation du public

Alliance dispose actuellement de plusieurs processus, pratiques et activités permettant de procéder à des examens annuels de la direction du programme de sensibilisation du public, notamment :

• Accountable Officer Report Process (processus d’élaboration de rapports par les dirigeants responsables);
• Operational Excellence Management System – OEMS Management Review Process (processus d’examen de la gestion du système de gestion de l’excellence opérationnelle);
• Land, Right of Way & Corridor Management (LRCM) Annual Program Review Practice (Pratique d’examen annuel du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor)

Après examen des processus, des pratiques, des activités et des dossiers à l’appui de la mise en œuvre de l’examen annuel de la direction, l’Office a constaté ce qui suit :

• Accountable Officer Report Process (processus relatif au rapport du dirigeant responsable)
  • Au moment de l’audit, le processus n’était pas établi selon la définition de travail de l’Office, car le document a été approuvé en juin 2015. Cependant, les entrevues ont confirmé qu’il était mis en œuvre en pratique afin de préparer le rapport annuel du dirigeant responsable de 2014.
  • La conception du processus répond aux exigences de définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
  • Le processus tient compte d’un examen du programme de sensibilisation du public.
  • Le processus ne prévoit pas que le type de renseignements au niveau du programme de protection qui doit être fourni dans le cadre de l’examen.
  • Le processus ne stipule pas qui est responsable de la réalisation de l’examen du système de gestion.
  • Le processus ne stipule pas la façon dont les examens de gestion annuels assurent l’amélioration continue de la capacité de la société à s’acquitter de ses obligations en matière de protection de la sécurité et de la sécurité et de la sûreté des personnes et du pipeline et de protection de l’environnement.
• OEMS Management Review Process (processus d’examen de la gestion du système de gestion de l’excellence opérationnelle)
  • Le titre fait référence à un processus, mais le document en soi fait référence à une procédure.
  • Puisque ce processus, ou cette procédure, n’est en place que depuis 2008, il ne répond pas à la définition de processus établi et mis en œuvre de l’Office.
  • La conception du processus répond aux exigences de définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
  • Ce processus d’examen n’est pas intégré dans le processus relatif au rapport du dirigeant principal mentionné ci-dessus.
  • Les dossiers examinés par l’Office ont confirmé qu’une vérification trimestrielle est effectuée par les propriétaires du service afin de s’assurer que les processus à l’échelle des programmes qui se rapportent aux fonctions essentielles sont adéquats et que les mesures clés sont sur la bonne voie.
  • Les examens sont menés à l’échelle du processus ou du département, ce qui ne garantit pas le rendement à l’échelle du programme de protection;
  • L’examen du système de gestion ne fait pas partie de ce processus.
  • Les objectifs à l’échelle du département et les mesures clés au sein de ce processus d’examen ne s’harmonisent pas aux buts, aux objectifs et aux cibles du système de gestion établis par la pratique d’Alliance dont il est question au sous-élément 2.3 du présent rapport d’audit.
• Land, Right of Way & Corridor Management (LRCM) Annual Program Review Practice (Pratique d’examen annuel de la gestion foncière, de l’emprise et du corridor)
  • Comme prescrit, cette pratique est conçue pour vérifier la conformité afin de faire en sorte que les processus de gestion foncière, de l’emprise et du corridor sont suivis et révisés au besoin.
  • Cette activité n’est pas intégrée par un processus dans le processus relatif au rapport du dirigeant principal ni dans le processus d’examen de la gestion du système de gestion de l’excellence opérationnelle dont il est question ci-dessus.
  • Cette pratique ne répond pas aux exigences de définition de l’Office, car elle ne comprend pas la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment). De plus, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents à l’interne, qui précise à quel moment un processus (entre autres types de documents) devrait être élaboré et comment il est défini. L’Office a examiné cette définition et a déterminé qu’elle correspond à ses attentes, mais qu’elle n’est toutefois pas utilisée de manière uniforme dans l’organisation.

Processus d’évaluation du système de gestion

Même si l’Office a intégré cette exigence au sous-élément 4.1 du protocole, Alliance a indiqué durant l’audit que son processus relatif au rapport du dirigeant responsable servait aussi à évaluer la pertinence et l’efficacité du système de gestion de la société. Dans l’examen du contenu ce processus, et comme mentionné ci-dessus, l’Office remarque ce qui suit :

• Au moment de l’audit, le processus n’était pas établi selon la définition de travail de l’Office, car le document a été approuvé en juin 2015. Cependant, les entrevues ont confirmé qu’il a été mis en pratique en 2014 afin de préparer le rapport du dirigeant responsable.
• La conception du processus répond aux exigences de définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
• Le processus n’indique pas explicitement de quelle manière la pertinence et l’efficacité du système de gestion de la société sont évaluées, et cela devrait être déduit par plusieurs activités au sein du processus.

Après évaluation du système de gestion et du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société n’avait pas établi ni mis en œuvre de processus pour évaluer la pertinence et l’efficacité de son système de gestion et de son programme de protection. Alliance devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Rapport annuel

Conformément à l’article 6.6 du RPT, Alliance doit rédiger le rapport du dirigeant responsable, le faire signer par le dirigeant responsable et le présenter à l’Office au plus tard le 30 avril de chaque année. L’Office a confirmé que le rapport du dirigeant responsable pour l’année de rendement 2014 avait été signé par le dirigeant responsable et qu’une confirmation de son achèvement lui avait été remise le 17 avril 2015.

Alliance a élaboré un rapport du dirigeant responsable annuel qui résume le rendement du processus d’examen de la gestion du système de gestion de l’excellence opérationnelle et des programmes de protection le soutenant. Alliance a divisé le rapport en cinq parties principales :

• aperçu des programmes de protection et des systèmes de gestion;
• gestion du rendement : buts et résultats du système de gestion;
• assurance de la qualité;
• progression au chapitre de la concrétisation des recommandations en matière d’amélioration de l’année précédente;
• recommandations pour l’année à venir.

Après examen du rapport du dirigeant responsable, l’Office a remarqué que le rapport décrit le rendement du système de gestion de la société afin que cette dernière respecte son obligation de protéger la sécurité des gens et des pipelines et de protéger l’environnement. Le rapport décrit également l’atteinte des buts, objectifs et cibles de la société. Le rapport annuel du dirigeant responsable comporte également une section décrivant les activités d’assurance qualité qui ont lieu au cours de cette année. Toutefois, le rapport annuel du dirigeant responsable d’Alliance ne spécifie pas les mesures qui ont été prises au cours de cette année pour combler quelque lacune que ce soit recensée par le programme d’assurance qualité. Par conséquent, il est difficile de déterminer si le dirigeant responsable est au courant de ces mesures et lacunes.

Responsabilité de la direction

À la suite de l’examen des processus et activités, l’Office a constaté qu’Alliance n’avait pas effectué de vérification conforme à ses obligations prévues au RPT ou par l’Association canadienne de normalisation. Il estime que c’est à la haute direction de la société (représentée par son dirigeant responsable) qu’il incombe de s’assurer que de telles vérifications soient faites, puisque le rapport annuel rédigé conformément au RPT doit nécessairement s’appuyer sur des examens et des rapports visant différents aspects du programme d’assurance de la qualité (qui comprend explicitement les vérifications), ainsi qu’à l’égard du rendement du système de gestion, afin de satisfaire aux obligations prévues à l’article 6 du RPT.

Résumé

L’Office a estimé qu’Alliance avait élaboré des processus et entrepris des activités en ce qui concerne ses responsabilités relatives à l’examen de la direction.

L’Office a par ailleurs jugé que les processus d’Alliance ne respectaient pas toutes les exigences du RPT.

L’Office a aussi estimé que certaines des constatations de non-conformité du présent audit étaient liées aux sous-éléments pour lesquels la haute direction d’Alliance doit s’assurer que les directives sont respectées, que les activités de surveillance sont menées et que les contrôles sont appliqués.

Après évaluation du programme de sensibilisation du public d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Alliance devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme