Le mercredi 28 août, l’Office national de l’énergie est devenu la Régie de l’énergie du Canada. Pour de plus amples renseignements, consultez la page d’information sur la mise en œuvre de la Loi sur la Régie canadienne de l’énergie

Code de conduite des employés de l’Office national de l’énergie

Date d’entrée en vigueur : le 19 juin 2019

Table des matières

1. Préambule

Le mandat de l’Office consiste à réglementer les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie au nom de la population canadienne, de manière à protéger le public et l’environnement, tout en favorisant l’efficience des marchés énergétiques.

Dans notre rôle de fonctionnaires et d’employés de l’organisme de réglementation du secteur énergétique canadien, nous devons nous efforcer de gagner et maintenir la confiance du public. Pour ce faire, il faut adopter un comportement éthique. Nos paroles et nos gestes traduisent nos valeurs de respect de la démocratie et des personnes, d’intégrité, d’intendance et d’excellence, ainsi que nos principes directeurs de prévention des préjudices et d’indépendance judiciaire.

Le présent code de conduite satisfait aux exigences de l’article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. Il englobe le Code de valeurs et d’éthique du secteur publicNote de bas de page 1 d’une manière adaptée au mandat propre à l’Office. Il contient les directives et exigences que doivent suivre les employés de l’Office pour maintenir la confiance du public, éviter les conflits d’intérêts et résoudre les questions d’éthique qui peuvent se poser. Il explique aussi comment divulguer de façon responsable les comportements non conformes au Code de conduite ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Le présent code de conduite comprend les éléments suivants :

  • Rôles et responsabilités (section 2)
  • Nos valeurs et principes directeurs (section 3)
  • Résolution des questions ou préoccupations concernant l’éthique (section 4)
  • Préserver la confidentialité (section 5)
  • Assurer l’indépendance judiciaire (section 6)
  • Éviter les conflits d’intérêts (section 7)
  • Ressources (section 8)

Le respect du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public est une condition d’emploi pour les employés de l’Office, qu’ils soient permanents, nommés pour une période déterminée, occasionnels, étudiants, mutés à l’Office ou en affectation dans le cadre d’un programme d’échange. Tout manquement à ces codes peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

2. Rôles et responsabilités

Les employés de l’Office

  • doivent rester au courant des exigences du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, et évaluer leur comportement par rapport à ces exigences, entre autres par le processus d’examen annuel et de signature électronique du Code de conduite;
  • doivent accepter de se conformer au Code de conduite et au Code de valeurs et d’éthique du secteur public comme condition d’emploi;
  • sont priés de discuter et de résoudre les questions d’éthique avec leur chef, le comité d’éthique ou l’agent supérieur désigné, au moyen de processus informels lorsqu’il est possible et approprié de le faire;
  • sont priés de divulguer de façon responsable (conformément à la section 4), les comportements non conformes au Code de conduite ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Les chefs de l’Office (chefs techniques, spécialistes en chef, chefs de groupe, directeurs, vice-présidents, premiers vice-présidents et premier dirigeant) doivent

  • promouvoir le Code de conduite et le Code de valeurs et d’éthique du secteur public;
  • adopter un comportement et un mode de leadership éthiques, et favoriser une culture positive d’éthique et de confiance;
  • parler ouvertement et régulièrement de questions d’éthique, et s’efforcer de résoudre les préoccupations en matière d’éthique;
  • au besoin, exercer leur pouvoir de signaler des actes pouvant être répréhensibles ou d’acheminer le cas à l’agent supérieur désigné.

Les directeurs, les vice-présidents, les premiers vice-présidents et le premier dirigeant assurent le respect et l’application du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Le comité d’éthique (auparavant le comité consultatif sur les conflits d’intérêts) doit

  • se faire le champion d’une culture positive d’éthique et de confiance;
  • être à la disposition des employés pour donner des conseils confidentiels et neutres sur des questions ou préoccupations concernant l’éthique;
  • appuyer et conseiller le premier dirigeant et l’agent supérieur désigné au sujet de l’administration du Code de conduite et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public;
  • s’acquitter des autres responsabilités exposées dans les sections 4.1 et 7.8.

L’agent supérieur désignéNote de bas de page 2 doit

  • aider le premier dirigeant à respecter les exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
  • traiter les divulgations d’actes répréhensibles faites par des employés de l’Office suivant la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles et la politique de l’Office sur la divulgation de renseignements concernant un acte répréhensible;
  • gérer la politique de l’Office sur la divulgation de renseignements concernant un acte répréhensible, et voir à ce que les employés y soient sensibilisés.

Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public renferme de plus amples renseignements sur le rôle de l’agent supérieur désigné.

Le président et premier dirigeant doit

  • remplir les exigences applicables de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, notamment établir et maintenir un code de conduite et un mécanisme interne de divulgation et d’enquête;
  • voir à ce que les employés soient renseignés et formés sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, le Code de conduite et le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, entre autres en leur demandant de faire une révision annuelle et de confirmer qu’ils respectent les règles;
  • procurer aux employés des moyens de discuter, d’obtenir des conseils et de résoudre les questions ou préoccupations concernant l’éthique;
  • déterminer si un manquement au Code de conduite ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public a eu lieu dans un cas litigieux, et voir à ce que les mesures correctives ou disciplinaires appropriées soient prises;
  • rendre une décision définitive si un employé ne confirme pas la conformité à une recommandation du comité d’éthique relativement à un conflit d’intérêts, ou s’il demande la révision d’une recommandation au titre de la section 7.8.

Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada

  • Organisation fédérale indépendante créée en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles et dirigée par un commissaire qui rend compte directement au Parlement.
  • Exerce une compétence sur la plupart des organisations du secteur public, y compris l’Office.
  • Enquête sur des actes répréhensibles dans le secteur public fédéral, et aide à protéger les dénonciateurs et les personnes qui prennent part aux enquêtes contre les représailles.
  • Procure aux fonctionnaires un processus indépendant et confidentiel pour la réception des divulgations d’actes répréhensibles et les enquêtes, fait des recommandations aux administrateurs généraux au sujet des mesures correctives, et fournit un mécanisme pour traiter les plaintes concernant les représailles.

3. Nos valeurs et principes directeurs

Nous adhérons aux valeurs et principes directeurs énumérées ci-dessous. Les employés de l’Office doivent se conduire en fonction de ces valeurs et principes. Il s’agit des valeurs qui sont énoncées dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et s’appliquent à tous les fonctionnaires fédéraux. Les principes directeurs correspondent au mandat propre à l’Office.

Nos valeurs

  1. Respect de la démocratie
  2. Respect envers les personnes
  3. Intégrité
  4. Intendance
  5. Excellence

Principes directeurs

  1. Prévention des préjudices
  2. Indépendance judiciaire

Ces valeurs et principes sont les points de repère utilisés pour guider le comportement et le jugement des employés de l’Office et pour résoudre les questions ou préoccupations concernant l’éthique. Nos valeurs et principes ne peuvent pas être pris isolément, car ils se recoupent souvent. Ils peuvent même parfois sembler incompatibles. Ils agissent de façon équilibrée et intégrée pour aider à résoudre les questions d’éthique, à soutenir, favoriser et obtenir un comportement éthique, et à maintenir la confiance du public.

La description de nos valeurs et principes directeurs suit, accompagnée d’exemples de comportements servant à les promouvoir.

3.1 Respect de la démocratie

Le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions sont fondamentaux pour servir l’intérêt public. Les fonctionnaires reconnaissent que les élus sont responsables devant le Parlement et, par conséquent, devant la population canadienne, et qu’un secteur public non partisan est essentiel à notre système démocratique.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient le respect de la démocratie :

  • Observer les objectifs et les dispositions de la Loi sur l’Office national de l’énergie et autres lois applicables, et appliquer consciencieusement ces lois et les décisions prises en vertu de celles-ci.
  • Respecter et mettre en œuvre les politiques d’application générale pertinentes du gouvernement du Canada.
  • Fournir aux décideurs l’information, les analyses et les conseils nécessaires en s’efforçant toujours d’être ouvert, franc et impartial.

3.2 Respect envers les personnes

Notre relation avec la population canadienne doit être empreinte de respect, de dignité et d’équité, valeurs qui contribuent à un milieu de travail sûr, sain et propice à l’engagement, à l’ouverture et à la transparence. Notre esprit d’innovation procède de la diversité de notre population et des idées qui en émanent.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient le respect envers les personnes :

  • Aider à créer et à maintenir un milieu de travail respectueux, sans harcèlement, discrimination ou violence, comme le précise la Politique sur le respect et la prévention de la violence en milieu de travail.
  • Suivre les processus applicables pour assurer la santé et la sécurité dans notre milieu de travail.
  • Valoriser la diversité et se montrer reconnaissant pour les avantages qu’elle apporte à notre travail.
  • Garder l’esprit ouvert en ce qui concerne la façon d’accomplir notre travail et se montrer réceptif aux perspectives différentes.
  • Reconnaître les droits autochtonesNote de bas de page 3 et chercher des moyens, dans nos secteurs de travail, de faire avancer la réconciliation avec les peuples autochtones.
  • Respecter les lois sur les langues officielles, notamment l’esprit général et le sens.

3.3 Intégrité

L’intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et de la démocratie. Forts des normes d’éthique les plus rigoureuses, les fonctionnaires maintiennent et renforcent la confiance du public en l’honnêteté, l’équité et l’impartialité du secteur public fédéral.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient l’intégrité :

  • Agir d’une manière irréprochable, transparente, équitable et impartiale.
  • Prendre toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel comme il est précisé à la section 7.
  • Soutenir et appliquer le cadre juridique de l’Office en dépit de toute pression inappropriée exercée pour relâcher les exigences réglementaires ou fermer les yeux sur celles-ci.
  • Protéger les renseignements personnels et confidentiels comme l’exige la loi.
  • Soulever les questions et préoccupations en matière d’éthique, s’efforcer de les résoudre et divulguer les comportements contraires à l’éthique.

3.4 Intendance

Les fonctionnaires fédéraux se voient confier la responsabilité d’utiliser et de gérer judicieusement les ressources publiques, à court et à long terme.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient l’intendance :

  • Utiliser efficacement les fonds, les biens et les ressources publics dont nous avons la responsabilité.
  • Faire preuve d’un leadership exemplaire en matière de réglementation afin d’améliorer les résultats à l’échelle du système.
  • Tenir compte des répercussions à court et à long terme de nos actions et de nos décisions sur les personnes et sur l’environnement.
  • Reconnaître les droits ancestraux et respecter diverses approches d’intendance.

3.5 Excellence

L’excellence de la conception et de l’application des politiques, l’exécution des programmes et la prestation des services du secteur public influent positivement sur tous les aspects de la vie publique au Canada. La collaboration, l’engagement, l’esprit d’équipe et le perfectionnement professionnel contribuent tous au rendement élevé d’une organisation.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient l’excellence :

  • Encourager les autres et la fierté dans notre travail, et célébrer nos accomplissements.
  • Protéger la réputation de l’Office à titre d’organisme de réglementation expert, de décideur indépendant et de source d’information neutre et fiable sur l’énergie, y compris dans les communications au public et les médias sociaux.
  • Évaluer notre rendement, en faire rapport et prendre des mesures pour nous améliorer de façon ouverte et accessible.
  • Habiliter les autres à agir, accroître et appliquer notre vaste expertise technique pour appuyer l’amélioration continue.

3.6 Prévention des préjudices (principe directeur correspondant au mandat propre à l’Office)

La prévention des préjudices est au cœur même du travail de l’Office. La population compte sur nous pour assurer la sécurité, pour protéger l’environnement et les biens, et pour prévenir l’inefficience du marché. La prévention des préjudices est un facteur important dans tout le travail que nous faisons. Elle sert d’assise à la concrétisation de la mission de l’Office. Un comportement contraire à l’éthique peut causer un préjudice directement ou indirectement en nuisant à la crédibilité, à la réputation et à la capacité de réglementer efficacement de manière à prévenir les préjudices.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient la prévention des préjudices :

  • Prendre des décisions éclairées fondées sur la preuve, les données et l’avis des sociétés réglementées, des peuples autochtones et des parties prenantes.
  • Promouvoir la culture de sécurité parmi les sociétés réglementées par l’Office.
  • Remettre le processus en question et appuyer le fonctionnement efficace du système de gestion de l’Office, afin de déceler et de prévenir les préjudices.
  • Soutenir une participation inclusive et établir des relations valables avec les peuples autochtones et les parties prenantes en vue d’améliorer les résultats sur le plan de la réglementation.

3.7 Indépendance judiciaire (principe directeur correspondant au mandat propre à l’Office)

Pour maintenir la confiance du public, les décideurs de l’Office doivent exercer leur pouvoir décisionnel indépendamment sans influence interne ou externe. Tous les employés de l’Office jouent un rôle important pour préserver la réputation de décideur juste et impartial de l’Office.

Exemples de comportements à l’Office qui appuient l’indépendance judiciaire :

  • Démontrer une application judicieuse du cadre juridique de l’Office, y compris les principes de justice naturelle, et les politiques ou directives pertinentes.
  • Faire preuve de fermeté dans nos processus décisionnels et donner la priorité à l’intérêt public canadien, malgré la pression indue, la controverse au sein du public ou les débats polarisés.
  • Respecter l’autorité des décideurs judiciaires et s’abstenir de donner des conseils inappropriés aux décideurs, peu importe le sujet traité.
  • Se conformer à la section 6 (assurer l’indépendance judiciare).

4. Résolution des questions ou préoccupations concernant l’éthique

Une question ou préoccupation concernant l’éthique peut survenir dans n’importe quelle situation de travail où les comportements, les mesures prises ou l’inaction sont incompatibles avec les valeurs ou principes directeurs décrits à la section 3, ou sont perçues comme telles.

Les sections 5 (préserver la confidentialité), 6 (assurer l’indépendance judiciaire) et 7 (éviter les conflits d’intérêts) prévoient des exigences précises dans certaines situations qui pourraient autrement donner lieu à des questions ou préoccupations relatives à l’éthique. Ces sections ne sont toutefois pas exhaustives. On ne peut pas s’attendre à ce que le Code de conduite et le Code de valeurs et d’éthique du secteur public règlent toute les questions d’éthique susceptibles de se présenter aux employés de l’Office. Ils fournissent un cadre fondamental pour résoudre les questions d’éthique au fur et à mesure qu’elles surgissent.

Les employés et les chefs devraient aborder les questions d’éthique ouvertement et régulièrement, y compris les conflits d’intérêts possibles, et s’efforcer de régler les préoccupations. Les processus informels, tels que le dialogue ou la médiation, sont encouragés lorsqu’il est possible et approprié d’y avoir recours. Les employés peuvent aussi s’adresser au comité d’éthique pour obtenir des conseils ou des recommandations (section 4.1.2), à l’agent supérieur désigné ou au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (section 4.1.3).

4.1 Comité d’éthique

Le comité d’éthique favorise une culture positive axée sur l’éthique et la confiance à l’Office. Il cherche à sensibiliser les employés de l’Office aux diverses questions d’éthique qui peuvent se poser, et procure un mécanisme confidentiel, neutre et véritable pour permettre aux employés d’obtenir des conseils en vue de résoudre des questions ou préoccupations concernant l’éthique.

Le comité d’éthique peut aussi appuyer le premier dirigeant, l’agent supérieur désigné et d’autres chefs à l’Office en vue de définir, d’élaborer et de fournir la formation et les outils nécessaires pour soutenir la prise de décisions et les comportements éthiques. Cela peut inclure des directives et des conseils sur la façon de cerner les questions d’éthique et de soupeser nos valeurs et principes directeurs pour trouver des solutions.

Comme il est exposé à la section 7.8, le comité d’éthique examine les formulaires d’attestation de l’employé et les rapports confidentiels déposés par des employés au sujet de conflits d’intérêts possibles. Il informe les employés et le premier dirigeant de toute violation possible au Code de conduite ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public pouvant être révélée dans ces documents. Le comité d’éthique recommande des mesures aux employés pour éviter les conflits d’intérêts réels, apparents ou perçus.

Il s’agit d’un comité consultatif, non pas décisionnel.

4.1.1 Composition du comité d’éthique et réunions

Le comité d’éthique se compose de membres de tous les secteurs de l’organisation pour assurer diverses perspectives et la capacité de réagir aux questions et défis, selon le mandat propre à l’Office. Le comité d’éthique se compose des membres suivants (ou leurs équivalents selon les changements qui peuvent parfois être apportés à la structure organisationnelle ou aux titres) :

  1. Président : avocat général, avocat général adjoint ou autre conseiller juridique approuvé par le premier dirigeant
  2. Membre : agent supérieur désigné
  3. Membre : secrétaire de l’Office
  4. Jusqu’à deux membres extraordinaires, dont au moins un n’est pas un vice-président, un premier vice-président ou le premier dirigeant, sont désignés par le premier dirigeant.

Le soutien administratif est fourni par un adjoint ou une adjointe aux ressources humaines.

Le comité d’éthique devrait se réunir au moins toutes les six semaines. Le quorum est constitué de trois membres, dont un doit être le président. Les membres qui ne sont pas disponibles pour assister à une réunion peuvent désigner un remplaçant, dont la présence doit être approuvée par le président.

4.1.2 Demandes de conseil au comité d’éthique

Les employés de l’Office peuvent demander conseil à n’importe quel membre du comité d’éthique, oralement ou par écrit. Les employés qui demandent conseil par écrit peuvent utiliser l’adresse électronique code@cer-rec.gc.ca, qui est vérifiée par le président du comité d’éthique et l’adjoint aux ressources humaines affecté au comité.

Sauf pour ce qui est des questions mineures, simples ou courantes, les membres qui reçoivent des demandes de conseil sont censés les présenter au comité d’éthique pour discussion. Le comité peut inviter les employés qui demandent conseil à participer à la discussion s’ils le désirent. Le comité d’éthique peut conseiller les employés oralement ou par écrit.

Sauf dans les cas qui suivent, le comité d’éthique préserve la confidentialité des demandes de conseil, y compris le nom des employés qui les soumettent.

  1. Renseignements ou avis supplémentaires – Avec le consentement de l’employé qui demande conseil, et pour aider le comité à formuler ses conseils, les personnes suivantes peuvent être consultées pour obtenir des renseignements ou des avis :
    • un autre employé de l’Office (p. ex., le chef de l’employé);
    • le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada;
    • une personne ou un groupe qui agit à titre consultatif à l’Office, tel qu’un comité consultatif autochtone ou un aîné autochtone en résidence.

      Une demande de conseil devrait être divulguée uniquement lorsque cela est raisonnablement nécessaire dans les circonstances pour obtenir des renseignements ou un avis.
  2. Traitement ou résolution de la question – Le comité d’éthique peut porter une tendance, un enjeu ou une préoccupation à l’attention du premier dirigeant ou d’autres membres du comité de la haute direction, entre autres pour traiter ou régler la question. Ce faisant, le comité d’éthique ne divulgue pas le nom des employés qui dénoncent une telle tendance, question ou préoccupation, sans leur consentement.
  3. Traitement des actes répréhensibles – Si des actes répréhensibles sont divulgués par un employé qui demande conseil, le comité encourage ce dernier à suivre la politique de l’Office pour la divulgation d’information concernant des actes répréhensibles. L’agent supérieur désigné (membre du comité d’éthique) traite la divulgation comme si elle avait été faite au titre de la politique et applique celle-ci pour enquêter et traiter les actes répréhensibles comme il se doit. L’agent supérieur désigné s’occupe de la gestion générale de la question. L’identité de l’employé est protégée suivant la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.

4.1.3 Divulgation d’actes répréhensibles aux termes de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles vise à encourager les fonctionnaires fédéraux à divulguer les actes répréhensibles au travail. Elle protège les employés dénonciateurs contre les représailles en plus de prévoir un processus objectif et équitable pour les personnes accusées d’avoir commis des actes répréhensibles. Elle protège aussi l’identité des employés dénonciateurs dans la mesure prévue par les lois applicables.Note de bas de page 4

Les actes répréhensibles comprennent ce qui suit :

  1. infraction à une loi fédérale ou provinciale, ou à un règlement pris en vertu d’une telle loi;
  2. usage abusif de fonds ou de biens publics;
  3. cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
  4. acte ou omission entraînant un danger important et particulier, autre que les dangers qui sont inhérents à l’exercice des fonctions d’un fonctionnaire, pour la vie, la santé ou la sécurité des personnes ou encore pour l’environnement;
  5. infraction grave au Code de conduite de l’Office ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public;
  6. ordre ou conseil donné à une personne en vue de commettre un acte répréhensible.

Les employés qui ont de l’information pouvant montrer que des actes répréhensibles ont été commis, ou sont sur le point de l’être, ou qui ont été entraînés dans de tels actes, devraient suivre la politique de l’Office pour la divulgation d’information concernant des actes répréhensibles. Cette politique, qui englobe les exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, donne le choix aux employés de divulguer les actes répréhensibles à l’interne à leur superviseur ou à l’agent supérieur désigné, ou encore à l’externe au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada. Le processus de divulgation est confidentiel et l’identité de l’employé dénonciateur est protégée dans la mesure prévue par les lois applicables.

5. Maintien de la confidentialité

Sous réserve des lois applicables, les employés de l’Office sont tenus de préserver le caractère confidentiel de toutes les questions à l’étude par l’Office. Cela inclut le maintien du caractère confidentiel des conseils donnés par les employés aux décideurs de l’Office et des délibérations dans le cadre du processus décisionnel.

Les demandes de renseignements de l’extérieur ou de l’Office doivent être acheminées à la personne, à l’équipe ou au secteur désigné ou approprié, soit la secrétaire de l’Office, les conseillers en processus ou un avocat, s’il s’agit d’un processus décisionnel en cours.

Le personnel ne devrait communiquer l’information confidentielle qu’aux autres employés de l’Office au besoin seulement.

6. Assurer l’indépendance judiciaire

6.1 Mesures pour protéger l’indépendance judiciaire

Aux fins du présent code de conduite, un « processus décisionnel » s’entend de tout processus devant raisonnablement donner lieu à une décision ou recommandation précise en matière de réglementation, qui pourrait avoir un effet sur les droits ou les intérêts d’une partie extérieure et auquel les principes de justice naturelle s’appliquent.

Bien que les employés de l’Office ne soient pas eux-mêmes des décideurs, ils doivent traiter toutes les parties éventuelles à un processus décisionnel de manière équitable, sans partialité réelle ou perçue. Les employés de l’Office doivent également appuyer et protéger l’indépendance des décideurs judiciaires.

Le rôle des employés qui appuient un processus décisionnel, ou qui y prennent part, consiste à conseiller les décideurs de façon impartiale et franche. Les conseils donnés doivent être basés sur l’expertise et l’expérience professionnelle générale de l’employé, sur les questions de notoriété publique et sur l’information versée au dossier du processus décisionnel. Les conseils donnés par les employés peuvent inclure des résumés ou des commentaires portant sur la preuve et les pièces déposées pendant le processus décisionnel. Les décisions et recommandations de l’Office relèvent toujours du décideur désigné par la loi, les règlements ou les délégations de pouvoirs légitimes.

Voici ce que doivent faire les employés pour protéger l’indépendance judiciaire :

  1. Éviter tout comportement susceptible d’être perçu comme un traitement préférentiel;
  2. Se conformer aux processus décisionnels de l’Office, notamment les processus préalables à la demande, de consultation et d’audience, et s’abstenir de prendre des mesures à cet égard hors de ces processus;
  3. Éviter de discuter avec une partie extérieure de questions de fond précises en cause dans un processus décisionnel (contrairement aux questions de nature générale qui s’inscrivent dans le mandat de l’Office);
  4. Éviter d’encadrer ou de guider sur le fond des parties extérieures en ce qui concerne leur engagement dans un processus décisionnel;
  5. Éviter de donner aux décideurs judiciaires de l’information ou des conseils qui pourraient influencer leur décision de façon inappropriée, comme une preuve précise non versée au dossier;
  6. Éviter d’expliquer (à part les résumés ou le matériel de communication appropriés) ou de justifier des décisions ou recommandations de l’Office, ou d’émettre des avis à l’extérieur de l’organisation;
  7. Éviter d’émettre des avis à l’extérieur de l’organisation sur des parties ou des questions précises qui sont à l’étude par l’Office, qui l’ont été ou qui le seront;
  8. Si possible, se retirer de toute situation où un employé, faisant preuve d’un jugement compatible avec nos valeurs ou principes directeurs, croit que sa participation pourrait nuire à l’équité ou à l’indépendance judiciaire.

Les employés de l’Office qui sont décideurs judiciaires doivent immédiatement informer leur chef, et peuvent être retirés du processus décisionnel, si des circonstances donnent lieu à un conflit d’intérêts ou nuisent à leur capacité de rendre une décision de manière équitable, sans partialité réelle ou perçue, et peuvent être retirés du processus décisionnel. Dans un tel cas, il est recommandé de se faire conseiller par les Services juridiques.

À moins d’avis contraire énoncé dans le Code de conduite, si un employé et son chef ont des avis partagés sur la nécessité de retirer l’employé d’un processus parce que sa participation risque de nuire à l’équité ou à l’indépendance judiciaire, le premier dirigeant rend la décision définitive.

6.2 Mobilisation de l’industrie, des peuples autochtones, des parties prenantes, des gouvernements et du public

L’Office fait participer régulièrement des parties extérieures à tous les aspects de son mandat. La mobilisation englobe un éventail d’activités menées auprès des Canadiens, comprenant l’information, la consultation, l’engagement et la collaboration sur des questions reliées au travail de l’Office. Ce dernier mobilise aussi le gouvernement du Canada et d’autres organismes gouvernementaux et fournit des conseils d’expert sur des questions comme les politiques, les règlements, les lois et les initiatives de coopération en matière de réglementation.

Par la mobilisation, l’Office transmet de l’information et de l’expertise. Il recueille des avis importants qui l’aident à prévenir les préjudices, à améliorer les résultats en matière de réglementation et à établir des relations valables.

Aux fins de la présente section 6.2, le terme « mobilisation » est défini comme un contact, un rapport, une rencontre ou une activité (dans un cadre formel ou informel) avec une partie extérieure non reliée au déroulement d’un processus décisionnel en particulier. Cela comprend de façon générale les contacts, rencontres ou activités reliés à la conformité et à la surveillance réglementaire tout au long du cycle de vie des installations, les comités ou groupes avalisés par l’Office, l’élaboration de politiques, l’information sur l’énergie et la communication de renseignements et d’expertise.

La mobilisation peut avoir lieu avec ou sans processus décisionnel en cours ou prévu. Cependant, afin de protéger l’indépendance judiciaire, les employés doivent faire ce qui suit dans leur travail de mobilisation (en plus des mesures décrites à la section 6.1) :

  1. Prendre toutes les mesures raisonnables pour établir des attentes claires et documenter avec précision les résultats de la mobilisation, y compris, lorsqu’il est possible et approprié de le faire, rédiger un ordre du jour, dresser un procès-verbal et garder des copies du matériel de réunion;
  2. S’abstenir de communiquer l’information recueillie pendant les activités de mobilisation à d’autres employés affectés à un processus décisionnel, si elle est pertinente pour la décision ou la recommandation, jusqu’à ce que le processus soit terminé.

Il n’est pas toujours approprié pour un employé affecté à un processus décisionnel de participer à la mobilisation des parties à ce processus, ou si des questions importantes surgissent relativement au processus. Tout dépend des circonstances particulières, y compris la portée et l’objet de l’engagement de l’employé dans le processus décisionnel. En cas de doute quant au caractère approprié de l’engagement, les employés sont priés de s’adresser à leur chef ou de demander conseil au comité d’éthique.

Les chefs à l’Office devraient vérifier les plans et activités de mobilisation des membres de lʼéquipe, et prendre toutes les mesures nécessaires et appropriées pour veiller à ce que leur participation ne nuise pas à l’équité ou à l’indépendance judiciaire.

7. Éviter les conflits d’intérêts

Les employés de l’Office doivent prendre toutes les mesures possibles pour prévenir et régler tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Aux fins du présent code de conduite, « conflits d’intérêts » s’entend d’une situation ou de circonstances où les intérêts privés ou personnels d’un employé peuvent influer de manière inappropriée sur son rendement au travail, ou être perçues comme telles, ou dans lesquelles l’employé utilise son emploi à l’Office pour en tirer un gain personnel. Un conflit d’intérêts « réel » existe dans le moment présent; un conflit d’intérêts « apparent » peut être perçu par un observateur raisonnable, que ce soit le cas ou non, et un conflit d’intérêts « potentiel » peut être raisonnablement prévu.

7.1 Biens, intérêts et activités à l’extérieur de l’Office

Les employés ne peuvent détenir aucun bien ou intérêt qui pourrait être à l’origine d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office. Les employés ne peuvent être associés d’aucune manière à une entreprise faisant affaire dans le secteur des hydrocarbures ou de l’électricité. Il est donc interdit aux employés de participer, que ce soit à titre de propriétaire, d’actionnaire, d’administrateur, de dirigeant, d’associé ou autrement, à une entreprise qui exerce des activités d’exploration, de production, de vente, d’achat, de transport, d’exportation, d’importation ou est engagée autrement dans le secteur des hydrocarbures ou de l’électricité. Les employés ne peuvent pas détenir des obligations (ordinaires ou démembrées), débentures, coupons, options ou d’autres titres d’une entreprise se livrant à ce genre d’activités, ni de fonds commun de placement ou négocié en bourse (FNB) principalement constitués de titres de telles entreprises (51 % ou plus).

Les employés peuvent prendre part à des activités à l’extérieur de l’Office, rémunérées ou bénévoles, pourvu qu’elles ne présentent aucun risque de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office. Un conflit d’intérêts existe si, par exemple, une activité extérieure résulte en une relation d’affaires avec une entreprise, un particulier ou une organisation qui soumet des questions à l’Office, ou si l’employé donne des conseils au cours d’une activité extérieure reliée à des sujets concernant l’Office.

7.2 Activités politiques

Les employés ont le droit de prendre part à des activités politiques pourvu qu’elles ne portent pas atteinte, ou ne semblent pas porter atteinte, à leur capacité d’exercer leurs fonctions de façon politiquement impartiale. La Commission de la fonction publique est chargée de l’administration du régime d’activités politiques. Pour obtenir de l’information sur la candidature électorale ou les activités politiques non reliées à la candidature, reportez-vous au site Web de la Commission de la fonction publique ou communiquez avec le représentant désigné de l’Office pour les activités politiques.

7.3 Accusations criminelles ou autres

Si un employé est condamné pour une infraction à une loi ou à un règlement du Canada et que cette condamnation peut l’empêcher de s’acquitter de ses fonctions, il doit en informer aussitôt son supérieur immédiat. Si un employé est accusé d’une infraction et que l’accusation portée contre lui l’empêche de remplir les fonctions de son poste (p. ex., son permis de conduire a été suspendu et il doit conduire pour accomplir son travail), il doit en informer son supérieur immédiat sans tarder.

7.4 Cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages

Les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages offerts aux employés de l’Office doivent être de nature fortuite, respecter les convenances ou constituer une expression normale de courtoisie. En général, les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages découlant d’activités reliées à un emploi à l’Office peuvent être acceptés dans les conditions suivantes :

  1. ils sont vus comme une expression normale de courtoisie (p. ex., un dîner au cours d’une réunion);
  2. la valeur ne dépasse pas 200 $;
  3. il n’y a pas lieu de soupçonner qu’ils ont pour but d’influencer le jugement de l’employé ou la façon d’accomplir son travail.

Si un employé croit qu’un cadeau est inapproprié mais qu’il est incapable de le refuser, il doit en informer son supérieur immédiat. En cas de doute quant au caractère approprié d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage, les employés sont priés de demander conseil à leur chef ou au comité d’éthique.

Les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages non reliés à l’emploi qui sont offerts au conjoint ou à un membre de la famille proche, plutôt qu’à l’employé directement, peuvent généralement être acceptés. Toutefois, si un employé travaille à une question concernant la société ou la personne qui offre les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages, il faut alors les refuser.

Les employés ne doivent ni solliciter ni accepter des dons ou prix offerts, pour des activités sociales de l’Office, par des sociétés exerçant des activités dans le secteur des hydrocarbures ou de l’électricité, ou par des parties qui comparaissent devant l’Office.

Pour plus de clarté, précisons que les cadeaux matériels offerts par les peuples autochtones dans le cadre d’une cérémonie ou d’un protocole sont acceptés par les employés au nom de l’Office, non pas à titre individuel.

7.5 Membres de la famille

Les employés de l’Office doivent informer leur vice-président si un membre de leur famille immédiate travaille ou agit pour un participant, actuel ou probable, à un processus décisionnel auquel l’employé est affecté. La famille immédiate comprend le conjoint, les parents, les enfants, les frères et sœurs, les beaux-parents, les gendres et les belles-filles, les beaux-frères et les belles-sœurs, ainsi que toute autre personne qui réside avec l’employé. Le vice-président détermine si l’employé continue d’être affecté au processus décisionnel. L’employé peut présenter une demande par écrit au premier dirigeant pour faire réviser la décision du vice-président; le premier dirigeant rend une décision définitive.

7.6 Offres d’emploi à l’extérieur de l’Office

Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, les employés doivent éviter de se laisser influencer par des offres d’emploi émanant de l’extérieur. Les employés qui reçoivent une offre officielle donnant lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec les fonctions exercées à l’Office doivent en informer leur vice-président ou superviseur immédiat sans délai. Les employés doivent également informer leur vice-président ou premier vice-président de toute activité d’après-mandat visée par le Code de conduite. Selon les circonstances des activités d’après-mandat, le vice-président ou premier vice-président peut décider d’affecter l’employé à d’autres fonctions jusqu’à la fin de son emploi à l’Office.

Si l’employé n’arrive pas à déterminer avec certitude si une offre d’emploi officielle donne lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, il devrait demander conseil à son chef ou au comité d’éthique.

7.7 Après-mandat

Il est interdit à tout ancien employé, dans l’année qui suit la cessation de son emploi à l’Office, de représenter une société ou un particulier devant l’Office, entre autres comme suit :

  1. en agissant comme témoin;
  2. en agissant à titre d’avocat;
  3. en agissant en tant que représentant officiel;
  4. en signant des lettres envoyées à l’Office.

Toutefois, durant la première année d’après-mandat, il est acceptable pour un ancien employé de présenter des demandes de renseignements courantes à l’Office.

Les obligations des employés qui sont décrites à la section 5 continuent de s’appliquer durant la période d’après-mandat à toute information confidentielle de l’Office qui n’est pas accessible au public.

Si un employé contrevient aux exigences de la présente section, le décideur concerné de l’Office peut, afin d’éviter un conflit d’intérêt réel ou perçu, ou une partialité réelle ou perçue, choisir de ne pas rencontrer ou entendre une personne relativement au processus décisionnel, entre autres en radiant la preuve ou les pièces signées déposées par cette personne.

7.8 Traitement des conflits d’intérêts potentiels

En cas de doute, le personnel est prié de dévoiler toute circonstance susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts avec les activités de l’Office. La divulgation responsable effectuée conformément à la présente section 7.8 aide à protéger les employés ainsi que l’Office. Les conflits d’intérêts non révélés ne peuvent pas être réglés de manière efficace.

7.8.1 Déclaration des biens et des intérêts

Dans les 60 jours suivant le début de leur emploi à l’Office, et environ une fois l’an par la suite, les employés de l’Office doivent remplir un formulaire d’attestation de l’employé ou une déclaration semblable. Les employés doivent indiquer s’ils sont reliés d’une façon ou d’une autre à une entreprise qui fait affaire dans le secteur des hydrocarbures ou de l’électricité, et s’ils se livrent à des activités extérieures susceptibles d’entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office. Les employés qui répondent par l’affirmative à l’une ou l’autre de ces questions doivent soumettre un rapport confidentiel décrivant l’engagement ou l’activité en question.

Si à tout moment au cours de leur emploi à l’Office, les employé deviennent associés à une entreprise exerçant des activités dans le secteur des hydrocarbures ou de l’électricité, ou dont les activités pourraient créer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec celles de l’Office, ils doivent remplir un rapport confidentiel. Cela inclut l’obligation de déclarer tout changement pertinent survenu dans la situation de l’employé depuis que le dernier formulaire d’attestation de l’employé ou rapport confidentiel a été soumis.

7.8.2 Examen des rapports confidentiels par le comité d’éthique

Le comité d’éthique examine tous les rapports confidentiels. Au cours de cet examen, le comité peut demander ce qui suit aux employés :

  • fournir plus d’information pertinente, notamment sur leurs biens, leurs intérêts ou leurs activités extérieures;
  • rencontrer le comité d’éthique au sujet de leur rapport confidentiel, personnellement ou par l’entremise d’un représentant.

Le comité d’éthique peut également se renseigner auprès du vice-président de l’employé.

Le comité examine l’information contenue dans le rapport confidentiel, l’information supplémentaire fournie par l’employé ou le vice-président, les observations faites par l’employé ou en son nom ainsi que les facteurs pertinents supplémentaires tels que les suivants :

  • le niveau et la nature du poste occupé par l’employé à l’Office;
  • la possibilité que l’employé tire un avantage indu des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités officielles;
  • la possibilité que l’employé se serve abusivement de sa charge publique pour obtenir un emploi à l’extérieur.

7.8.3 Recommandation du comité d’éthique

Après avoir mené l’examen décrit à la section 7.8.2, le comité d’éthique formule une recommandation à l’employé précisant si l’engagement déclaré (biens ou intérêts) ou l’activité extérieure présente un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office. S’il y a effectivement conflit d’intérêts, le comité d’éthique recommande à l’employé les mesures à prendre pour respecter le Code de conduite, ainsi que les dates limites. Les mesures peuvent consister à limiter, changer ou cesser une activité extérieure, ou à se départir de biens ou d’intérêts.

Lorsque le comité d’éthique recommande le dessaisissement de biens, l’employé dispose de 120 jours pour ce faire. Le dessaisissement de biens ou d’intérêts peut être effectué de l’une des deux façons suivantes :

  • Vente dans le cadre d’une transaction sans lien de dépendance – Il s’agit ici de vendre un bien à une personne avec laquelle l’employé n’a aucun lien de parenté. Les personnes avec lesquelles l’employé a un lien de parenté comprennent le conjoint, les parents, les frères et sœurs, les enfants, etc.
  • Dépôt en fiducie sans droit de regard – L’employé n’a aucun contrôle sur les biens et le fiduciaire qui les gère n’a aucun lien de dépendance avec lui.

Si un employé choisit de mettre des biens en fiducie, celle-ci doit être établie de telle sorte qu’il ne puisse pas gérer les biens en question ou prendre des décisions à leur égard. Lorsqu’un bien est mis en fiducie, le comité d’éthique examine l’entente et consulte le premier dirigeant pour vérifier qu’elle est acceptable. Les coûts associés au dépôt ou au maintien de biens dans une fiducie sans droit de regard peuvent être remboursés à l’employé, à la discrétion du premier dirigeant.

Les biens ou les intérêts ne peuvent pas être vendus ou cédés à des membres de la famille ou à d’autres personnes dans le but de contourner les exigences de la présente section 7.

Sous réserve de la section 7.8.4, l’employé doit, dans les 30 jours suivant la réception de la recommandation du comité d’éthique, confirmer par écrit qu’il s’y conformera. Si l’employé ne suit pas la recommandation dans le délai prescrit, le comité d’éthique en avise le premier dirigeant.

Nonobstant toute autre disposition prévue à la section 7.8, lorsque le premier dirigeant est mis au courant d’un conflit d’intérêts potentiel et juge qu’il est pressant de remédier à la situation, il peut en tout temps (y compris avant la recommandation du comité d’éthique) exiger que l’employé accepte un changement temporaire de ses fonctions en attendant que l’affaire soit examinée par le comité d’éthique et, s’il y a lieu, par le premier dirigeant, aux termes de la section 7.8.4.

Si un premier vice-président, vice-président, spécialiste en chef ou directeur de bureau régional déclare dans un rapport confidentiel qu’il ou elle participe à une activité extérieure susceptible de créer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office, le comité d’éthique en informe le premier dirigeant avant de présenter sa recommandation à l’employé. Le comité d’éthique remet une copie de sa recommandation au premier dirigeant.

Les recommandations du comité d’éthique formulées au titre de la présente section doivent faire l’objet d’un consensus. En cas de désaccord entre les membres du comité d’éthique au sujet d’une recommandation, les points de vue divergents sont présentés au premier dirigeant pour décision définitive. L’employé est avisé et peut présenter des commentaires sur les points de vue divergents des membres du comité d’éthique. Le premier dirigeant peut demander de l’information supplémentaire au premier vice-président, vice-président ou supérieur immédiat de l’employé. Si le premier dirigeant demande un avis juridique, celui-ci est obtenu d’un avocat autre que le président du comité d’éthique. Le premier dirigeant remet une copie de la décision définitive à l’employé et une autre au comité d’éthique, à verser au dossier.

7.8.4 Examen de la recommandation du comité d’éthique par le premier dirigeant

Si un employé est en désaccord avec une recommandation du comité d’éthique faite aux termes de la section 7.8.3, il dispose de 30 jours après avoir reçu la recommandation pour demander par écrit au premier dirigeant de revoir le cas et de rendre une décision. La demande de révision soumise par écrit doit préciser les raisons pour lesquelles l’employé est en désaccord avec la recommandation du comité d’éthique.

Dès réception d’une demande de révision présentée par écrit, le premier dirigeant l’achemine au comité d’éthique et demande un rapport écrit donnant suite aux préoccupations de l’employé et expliquant la recommandation. Le comité d’éthique fait parvenir le rapport au premier dirigeant et à l’employé.  L’employé dispose de 30 jours, après avoir reçu le rapport du comité d’éthique, pour y répondre par écrit. L’employé soumet sa réponse au premier dirigeant et en fournit une copie au comité d’éthique, afin qu’elle soit versée au dossier.

Le premier dirigeant passe en revue la demande de révision écrite, le rapport du comité d’éthique et la réponse écrite de l’employé. Le premier dirigeant peut demander de l’information supplémentaire au premier vice-président, vice-président ou supérieur immédiat de l’employé. Si le premier dirigeant demande un avis juridique, celui-ci est obtenu d’un avocat autre que le président du comité d’éthique.

Le premier dirigeant rend une décision définitive relativement à la demande de révision. Il remet une copie de la décision définitive à l’employé et une autre au comité d’éthique, à verser au dossier. La décision du premier dirigeant peut exiger que l’employé limite, change ou cesse ses activités à l’extérieur de l’Office, se dessaisisse de biens ou d’intérêts, ou restreigne ses activités d’après-mandat, et peut comprendre une date limite pour ce faire. Si l’employé ne se conforme pas à la décision du premier dirigeant, il s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

8. Ressources

Le tableau de bord des processus sur l’iWeb de l’Office renferme des liens vers les ressources énumérées ci-dessous. Pour obtenir de l’aide afin d’accéder à ces dernières ou à d’autres ressources, les employés sont priés de s’adresser à leur chef ou au comité d’éthique.

9. Approbation et date d’entrée en vigueur

Le présent code de conduite est approuvé et entre en vigueur le 19 juin 2019. Le présent code de conduite remplace le Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie entré en vigueur le 24 novembre 2017.

Le premier dirigeant,


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Peter Watson

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